La tecnología digital se ha expandido por todo el mundo y las empresas públicas y privadas han dotados sus servicios con esta, y un ejemplo de ello es la factura electrónica, pues hoy en día la modalidad de recepción y pago de facturas es en su mayoría digitalizada.
Claves De La Factura Electrónica
Toda empresa que desee causar un impacto en la sociedad, la comunidad y desarrollarse por encima de su competencia, debe adoptar medidas tecnológicas y eficientes, adelantándose a su competencia y a regulaciones impuestas por la ley, un ejemplo de ello es la factura electrónica.
Actualmente la emisión de facturas electrónicas, no es obligatorio (al menos no para todas las industrias) no obstante para el próximo año se esperan importantes cambios y regulaciones que exigirán el uso de la factura electrónica.
Y esto es debido a que las facturas electrónicas son medios más seguros, para el registro de las operaciones que realiza cada persona y cada empresa. Además tiene la gran ventaja de ser un medio sostenible y amigable con el medio ambiente.
Por otro lado, la factura electrónica en efectos legales tiene la misma validez que una boleta impresa, esto siempre y cuando se cumpla con los requisitos mínimos y posea el formato designado.
Contents
¿Qué Son y Como Es El Formato De Las Facturas Electrónicas?
Tal como se mencionaba, las facturas electrónicas (también conocidas como e-facturas) son las facturas de toda la vida, solo que en un formato digitalizado, el cual emite la empresa y envía por diferentes medios, siendo el más común de todos el correo electrónico.
Sin embargo, esta factura al ser enviada por un medio digital, da la impresión de que puede ser modificada o vulnerada más fácilmente, o eso es lo que piensan los usuarios promedio, pero esto no es así, ya que estas facturas cuentan con una serie característica que evitan que este tipo de eventos sucedan.
Y es que hay algo muy importante que resaltar, ya que las facturas electrónicas, son facturas digitalizadas, pero no son algo así como una imagen jpg o un archivo pdf. El formato de las facturas se realiza a través de sistemas informáticos con lenguaje XML, siendo este el formato y requisito principal para que pueda ser considerada una factura electrónica y no un comprobante cualquiera.
Pero ¿Qué quiere decir eso? Pues, que tomarle una fotografía o escanear una factura y enviarla por correo, no califica como una factura electrónica, por ello veamos un poco del funcionamiento de las facturas electrónicas.
Funcionamiento De Las Facturas Electrónicas
El potencial de una factura electrónica es mucho mayor que las facturas tradicionales, y existen 5 puntos a tener en cuenta para que estas puedan tener la validez necesaria.
- Certificación digital: Las facturas deben ser emitidas por medios digitales que permitan validar la factura
- Autorización: Los medios de certificación deben acreditarse a través de la FNMT (Fábrica Nacional de la Moneda y Timbre).
- Software de facturación electrónica: Los ordenadores que emitan la factura digital deben tener este tipo de aplicaciones, ya que a través de ellos se generan los archivos con el formato requerido.
- Firmas digitales: Uno de los sellos de seguridad son las firmas electrónicas para facturas digitales, esto les provee de garantía y validez legal.
- Protección contra escritura: Las facturas emitidas no pueden ser manipuladas o alteradas una vez que se han firmado, así que se requiere cierta protección para que pueda ser válida.
Facturas Electrónicas ¿Son Obligatorias?
La transición a los medios de producción y desarrollo de empresas de forma sostenible y amigable con el medio ambiente cada día toma más fuerza, y si bien la tecnología digital representa en este momento una alternativa, para el futuro será la única opción aceptable.
Y aunque la palabra “obligatorio” se escuche un poco fuerte, la verdad es que la generación de facturas electrónicas tienen más beneficios de los que se aprecian a simple vista.
Entre ellos tenemos: La implementación de sistemas ecológicos en las empresas, el ahorro de materiales (papel y tinta) y se reduce la evasión fiscal, entre otras cosas, ya que hay beneficios intangibles como la mejora de producción y la digitalización de procesos.
Conclusión
El alcance de las facturas electrónicas es cada vez mayor, la implementación de estos sistemas en las empresas es inexorable y tal como se espera de la tecnología, las facilidades para establecer estos sistemas están al alcance de todos, por lo cual aunque parezca algo inalcanzable en realidad hay muchos sistemas que ya se encargan de llevar a cabo estos procesos.
Preguntas Frecuentes
¿Por Que Son Obligatorias Las Facturas Electrónicas?
Las facturas electrónicas son unas herramientas increíbles que ayudan a combatir la evasión de impuestos y la morosidad de pagos, lo cual es ventajoso para todos los sectores, en especial para las empresas, ya que llevan un mejor control y registro de sus operaciones.
¿Cuándo Es Obligatoria La Factura Electrónica En España?
Para el año 2023 esto será obligatorio, pero solo para las empresas que facturen más de cierta cantidad de dinero al año (más de 8 millones de euros), aunque más adelante las regulaciones, seguro, comiencen a incluir a más autónomos.
¿Cómo Se Hacen Las Facturas Electrónicas?
Para resumirlo en un párrafo, el método sencillo es adquiriendo un software que esté certificado, este se instalará en los ordenadores de emisión de factura y listo.
