Si te has dado de alta como autónomo hace poco este post te va de lujo. Incluso te resultará muy valioso si hasta ahora no te habías preocupado mucho de tus obligaciones de facturación. Cómo facturar si eres autónomo.
Tener claras las formalidades de tu factura te va a evitar dolores de cabeza, ya que dependiendo de tu actividad estarás sujeto a unos impuestos u otros. Pero, vamos por partes.
Contents
Contenido de una factura
- Tus datos: Toda factura debe tener los datos del emisor. Has de indicar el nombre y apellidos, el NIF o DNI y la dirección fiscal.
- Datos del cliente: La factura también debe incluir información del cliente, cif o nif, nombre y dirección fiscal.
- Número de factura: Es obligatorio numerar tus facturas dentro del año fiscal. Si lo necesitas, también puedes crear diferentes series por modelo de factura o tipo de operación. Las facturas deben seguir un orden de numeración y fecha.
- Fecha de facturación: Es útil para seguir un orden pero también para justificar tu trabajo y reclamar el pago a la fecha convenida.
- Concepto e importe de la operación: En este apartado, hay que describir el trabajo realizado o el producto que has vendido con el número de unidades.
- El tipo de IVA: Es importante que indiques en la factura el desglose del IVA que estás aplicando. A veces nos encontramos con facturas que no indican el desglose del IVA y tampoco llevan un texto que indique el IVA está incluido. Lo mejor es que optes por desglosar el IVA y así dejas las factura lo más clara posible.
- La retención de IRPF: Las retenciones son un adelanto a Hacienda como previsión de lo que después deberás pagar en la declaración de la renta. Dependiendo de tu tipo de actividad puede que no tengas que aplicar retención y si eres nuevo autónomo, la retención de los dos primeros años de actividad es del 7%. En todo caso asegúrate de informarlo también en la factura.
- Importe total: El importe total es la cantidad neta que recibirás. En otras palabras, el dinero que llegará a tu cuenta corriente. Se calcula sobre la base imponible restando la retención por un lado y sumando el IVA por otro.
- Forma de pago. Por último, debes indicar la forma de pago. Te recomendamos que esta forma de pago se haga por transferencia para justificar tus entradas de ingresos lo mejor posible y que tengas una cuenta separada y exclusiva para tus ingresos de actividad.
Plazo de la factura
Debes emitir las facturas en el momento de empezar a realizar el servicio o cuando ventas tus productos. No dejes la facturación para más tarde porque te puedes despistar y además no sería del todo correcto, ya que cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que actúe como tal deberán expedirse dentro del plazo de un mes contado a partir de la fecha de operación.
Factura simplificada
No entraremos en detalle en este post, pero la factura simplificada se puede emitir en operaciones de hasta 400 euros IVA incluido.
Los datos que deben aparecer en una factura simplificada son:
- El número de factura y serie, de forma correlativa, al igual que en la factura completa.
- Fecha de expedición de la factura.
- Datos identificativos del emisor de la factura.
- Descripción de los bienes vendidos o servicios prestados.
- Tipo de IVA aplicado y opcionalmente se puede utilizar la expresión “IVA Incluido” (Ejemplo: el tipo de IVA aplicado debería de indicarse escribiendo “21% de IVA”)
- Importe Total de la Factura.
Factura electrónica
La factura electrónica lleva funcionando bastantes años, aunque su uso no está muy generalizado entre autónomos y pymes. Desde 2015 es obligatorio realizar factura electrónica si el cliente es la administración pública, así que tenlo en cuenta si te encuentras en este caso.
La factura electrónica tiene una normativa propia y unas características que hay que cumplir. Desde luego que es el formato más cómodo, pero entre sus características resalta la peculiaridad de que, para enviar una factura electrónica, debes tener el consentimiento del receptor.
Como realizar tus facturas
Puede que pienses que realizar tus facturas como autónomo desde un libro de excel es suficiente, pero no te lo recomendamos para nada. No sería la primera vez que se comenten errores, despistes en la numeración e incluso con los cálculos. Peores cosas hemos visto de facturas en word, así que, te pedimos que nunca envíes facturas en formatos que puedan ser modificados a su recepción.
Convertir tus facturas a formato pdf sería la mejor opción aunque, sin duda, optar por un programa informático donde controles todas tus facturas es lo mejor que puedes hacer. Este tipo de programas no son nada caros y su funcionamiento es sencillo, por lo que no te costará nada aprender a realizar tus facturas y tener mayor control sobre ellas.