Iniciar una actividad profesional como autónomo supone cumplir determinadas obligaciones formales, legales y fiscales.
En este artículo abordaremos todo lo que debes saber para poder desarrollar tu actividad profesional como autónomo y las obligaciones fiscales y contables que comporta.
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Obligaciones contables de un autónomo
Todo autónomo debe llevar un control contable de su actividad, ya que, en base a ello, pagará sus correspondientes impuestos y será lo que refleje la salud del negocio.
Como autónomo debes presentar, cada trimestre de un año natural, los cierres de IVA e IRPF de las facturas emitidas y recibidas.
Además, llevar una contabilidad fidedigna te permite conocer la situación económica de tu negocio y tomar las mejores decisiones, ya que conocer la situación financiera de tu actividad permite planear futuras acciones a nivel fiscal, financiero o de negocio y evitar problemas que pudieran surgir en un futuro por decisiones erróneas, como tener que pagar impuestos que no te esperabas.
La contabilidad también permite llevar el día los libros de registro del IVA y el IRPF y el conjunto de operaciones realizadas en el negocio. Estos datos se han de guardar durante 6 años.
¿Cómo llevar la contabilidad?
La contabilidad derivada de la actividad del negocio se realiza, básicamente, a través de las facturas que emites (ingresos) y las que recibes (gastos).
Facturas emitidas: Los ingresos
Todas las ventas que hagas, independientemente de que sean servicios o productos, están obligadas a formalizarse a través de una factura que has de emitir y enviar a tu cliente. Las facturas emitidas sirven para recopilar en los libros contables de ventas, los ingresos que vayas recibiendo por desarrollar tu actividad profesional.
Las facturas que emitas deben ordenarse de manera cronológica para conocer lo que se ha facturado en un periodo de tiempo concreto y, en base a ello, cumplir las obligaciones fiscales.
Estos los datos que debe reflejar toda factura:
- Ha de ir numerada y en orden. Por ejemplo, la primera factura que hagas en el año, puede ser la número 1 ya que la agencia tributaria exige una numeración y que esta sea incremental y continua, sin permitir saltos.
- Tiene que añadirse la fecha de emisión de dicha factura.
- Has de incluir tus datos fiscales y los datos fiscales del cliente
- Base imposible
- Tipo de IVA que se aplica y añadir la cantidad de IVA separada de la base imponible.
- Restar un porcentaje de IRPF si te aplica (por ejemplo, si vendes servicios a una sociedad)
Facturas recibidas: Los gastos
Al igual que se ha de hacer un seguimiento a las ventas y los ingresos generados en el negocio, también hay que hacerlo con todos los gastos que comporte realizar la actividad profesional.
En este apartado controlas la inversión que necesitas hacer para poder obtener los ingresos para saber si tu negocio es rentable o no. Por ejemplo, la compra de mercancías para ponerlas a la venta en una tienda online.
Es conveniente apuntar que no todos los gastos son susceptibles de ser inscritos en el libro de facturas recibidas, para que se puedan considerar deducibles fiscalmente. Sólo se pueden contabilizar y deducir gastos que se consideren necesarios para el desarrollo de tu actividad o negocio.
En el apartado de los gastos existen tres libros de registro diferentes:
- Libro de facturas recibidasEn este libro deben recopilarse todas las facturas que tengas de un periodo determinado que reflejen las compras de bienes o servicios que hayas efectuado para desarrollar tu actividad.Los datos que deben aparecer en las facturas son los mismo que en las de facturas emitidas.
- Libro de bienes de inversiónUn bien de inversión son aquellos bienes que hayas adquirido para el desarrollo de tu actividad durante más de un año, como por ejemplo ordenadores o vehículos. Estos bienes deben superar 3000€ en su importe de IVA.
Deben añadirse sus facturas, fecha de inicio de su uso y prorrata definitiva.También, a efectos de IRPF se debe llevar un control adicional en los bienes de inversión inmovilizados superiores a 300€, como muebles o inmuebles. Ya que Hacienda no permite contabilizarlos como un único gasto, sino que hay que hacerlo distribuyendo el coste de manera proporcional a lo largo del tiempo. - Libro de registro de gastos y comprasPor último, en este libro se deben incluir todas las compras que hayas realizado, aunque no dispongan de factura, pero si tengan de un recibo o un ticket como comprobante. Ya que, aunque no puedas compensar el IVA por no tener factura, si puedes deducir estos gastos en el IRPF.
Obligaciones fiscales de un autónomo
Todo autónomo, en base a su contabilidad, ha de pagar dos tipos de impuestos: el IVA y el IRPF.
- El IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) es un impuesto indirecto que grava el consumo y recae sobre el consumidor final. El IVA se añade a la base imponible de las facturas emitidas. Cabe destacar que el IVA de las facturas recibidas se puede repercutir con el de las facturas emitidas y sólo pagar la diferencia, o no pagarlo y compensarlo en un futuro si tienes más IVA en facturas recibidas que emitidas.El IVA se paga cada 3 meses.
- El IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas) grava los ingresos empresariales de la actividad profesional. Es posible elegir varias opciones como el Régimen de Estimación Directa simplificada, Estimación Directa Normal o el Régimen de Estimación objetiva (módulos)El IRPF se paga una vez al año, en la declaración de la renta. Aunque si un autónomo vende servicios a una empresa, trimestralmente también los adelanta para luego compensarlos en la declaración de la renta.